Архивный отдел
Архивный отдел входит в состав Управления делами (далее - УД) и подчиняется непосредственно начальнику УД. Архивный отдел является необособленным структурным подразделением. Архивный отдел университета создан с целью своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с основными правилами работы архивов организаций и подготовки к передаче документов на постоянное хранение.
В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:
- Создание архивного фонда университета;
- Осуществление контроля в правильности формирования и оформления дел постоянного и долговременного срока хранения в структурных подразделениях университета;
- Прием упорядоченных документов структурных подразделений университета - источников комплектования архива;
- Учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;
- Создание и поддержка в актуальном состоянии описей к документам архива;
- Проведение экспертизы ценности документальных материалов, представление на рассмотрение ЦЭК университета акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и осуществление комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение в архив университета;
- Организует передачу документов Архивного фонда Российской федерации на постоянное хранение в Государственный Архив Ростовской области (ГАРО);
- Оказание методической и практической помощи структурным подразделениям в работе с документами;
- Оказание методической помощи и контроля по составлению номенклатуры дел структурных подразделений университета;
- Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера;
- Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива университета;
- Участвует в разработке документов университета по вопросам архивного дела и делопроизводства.
